Suomi.fi-viestit –
Sähköpostiliitynnän ohje

Tällä sivulla esitellään Viestit-palvelun sähköpostiliitynnän toiminta. Viestit-palvelun toimintaperiaate on sama kuin Kansalaisen asiointitilillä.

Alla olevassa kuvassa on esitetty asiointitilin sähköpostiliitynnän yleiskuvaus, joka siis vastaa myös Viestit-palvelun sähköpostiliitynnän yleiskuvausta.

Lähetyksessä käytettävät tunnukset

Viestit-palvelun tuotantoympäristöön lähettävien sähköpostiviestien vastaanottajan osoitteena käytetään seuraavan muotoista osoitetta, jossa henkilötunnus korvataan vastaanottavan asiakkaan henkilötunnuksella.

  • HETU@asiointitili.fi

Lähettäjän osoite tulee olla liittymisprojektissa sovitun domain-nimen alla, jotta viestit Viestit-palveluun otetaan vastaan. Lisäksi lähetyksessä käytettävä säh-köpostipalvelin tulee olla kytkettynä VyVi-sähköpostipalvelimeen suojatulla yhteydellä.

Käyttötapaukset

Viestit-palvelun viestin lähettäminen kansalaiselle

Viestin lähettäminen kansalaiselle tapahtuu normaalista sähköpostiohjelmasta Lähetä viesti -toiminnolla. Kansalaiselle lähetettävä viesti muodostetaan seuraavasti:

Kenttä sähköpostissa Mitä tietoa syötetään
Vastaanottaja (To) Vastaanottajan Viestit-palvelun osoite muotoa:

HETU@asiointitili.fi

Kopio ja piilokopio (cc,bcc) Kopio-kenttiä ei tule lähtökohtaisesti käyttää sähköpostiliitynnän tapauksessa, jotta tietoturvallisesti kansalaiselle lähetettävät viestit eivät vahingossa päädy suojaamattoman sähköpostin kautta muille osapuolille.
Lähettäjä (From) Lähettäjän osoitteen tulee olla liittymisprojektissa sovitun domain-nimen alla oleva osoite. Vastausviesti Viestit-palvelusta tulee tähän sähköpostiin.
Reply-to Voidaan käyttää siihen, että kuittaus ja vastausviestit Viestit-palvelusta saadaan eri osoitteeesen kuin lähettäjän osoite.

Tämän osoitteen tulee olla liittymisprojektissa sovitun domain-nimen alla oleva osoite

Vastausviesti Viestit-palvelusta tulee tähän sähköpostiin.

Otsikko (Subject) Viestin otsikko, joka halutaan näkyvän Viestit-palvelussa. Sama otsikko kopioituu Viestit-palvelusta tulevaan kuittausviestiin, joten otsikossa on hyvä olla jotain tietoa, jolla kuittausviestit voi kohdistaa helposti tehtyyn lähetykseen.
Viestin sisältö (Body) Viestin sisältö, joka halutaan näkyvän Viestit-palvelussa.

HUOM! Viestit-palvelu ei vastaanota HTML-muotoista sähköpostia, joten viesti tulee sisältä pelkkää tekstiä. Kuvatiedostot tulee lisätä liitteiksi.

Viestin liitteet (Attachments) Viestin liitetiedostot, jotka halutaan välittää Viestit-palveluun.

Liitetiedostojen sallitut tiedostotyypit ja maksimikoko on sovittu liittymisprojektin yhteydessä.

Alla olevassa kuvassa on esitetty viestin lähettäminen sähköpostiohjelmassa.

Viestin lähettämisen jälkeen Viestit-palvelusta tulee kuittausviesti sähköpostilla viestin lähettäjän ja mahdollisen reply-to-osoitteen mukaiseen sähköpostiosoitteen osoitteeseen.

Kuittausviestin vastaanottaminen Viestit-palvelusta

Viestit-palvelu lähettää kuittausviestit lähettäjän (sekä reply-to-osoitteen) sähköpostiin seuraavista tapahtumista Viestit-palvelussa. Kuittausviestin avulla voi muun muassa varmistua viestin perillemenosta Viestit-palveluun.

  • Kuittausviesti viranomaisen lähettämän viestin välittämisestä Viestit-palveluun tai välittämisen epäonnistumisesta
    • Viestin otsikossa ja sisällössä kerrotaan onnistuiko lähetys
  • Kuittausviesti Viestit-palvelussa tapahtuvista tilamuutoksista:
    • Viestin virustarkistus on suoritettu ja kansalainen voi lukea viestin Viestit-palvelussa (jos viestissä on ollut liitteitä, Viestit-palvelu suorittaa liitetiedostoille virustarkistuksen)
    • Kansalainen on lukenut Viestit-palveluun saamansa viestin
    • Kansalainen on kuitannut saamansa viestin Viestit-palvelussa (todisteellinen tiedoksianto)
    • Viestin virustarkistus on epäonnistunut ja kansalainen ei voi lukea viestiä Viestit-palvelussa (jos viestissä on ollut liitteitä)

Kansalaisen lähettämän viestin vastaanottaminen ja vastaaminen Viestit-palvelussa

Kansalainen voi lähettää Viestit-palvelun kautta viranomaiselle viestejä tai vastata viranomaisen lähettämään viestiin.

Kun kansalainen lähettää viestin suoraan Viestit-palvelun Lähetä viesti viranomaiselle -toiminnolla, välitetään viesti Viestit-palveluun viranomaisen palvelun tietoihin määritettyyn osoitteeseen.

Kun kansalainen lähettää vastausviestin viranomaisen lähettämään viestiin, välitetään vastaus siihen sähköpostiosoitteeseen, josta viranomainen on alkuperäisen viestin lähettänyt sekä siihen osoitteeseen, joka on ollut alkuperäisen viestin reply-to-osoitteena.

Kansalaiselta saapuneen viestin lähettäjänä on Viestit-palvelun sähköpostiosoite hetu@asiointitili.fi, joten viestiin vastaaminen tapahtuu yksinkertaisesti sähköpostiohjelman reply-toiminnolla.

Käytössä huomioitavat asiat

Viranomaisen velvollisuudet ja vastuut

Viranomaisen vastuulla on huolehtia omassa ohjeistuksessaan ja valvonnassaan siitä, että Viestit-palvelun sähköpostiliitynnän käytön seurauksena sähköpostia ei aleta käyttää tietoturvallista viestintäkanavaa vaativien viestien lähettämiseen myös suojaamattomiin sähköposteihin.

Lisäksi tulee erityisesti huomioida, että lähetettäessä viestejä Viestit-palvelun sähköpostiliittymään, ei sähköpostin kopio- tai piilokopiokenttiä (cc,bcc) tule lähtökohtaisesti käyttää, jotteivat tietoturvallista viestintäkanavaa vaativat viestit päädy vastaanottajille suojaamattoman sähköpostin kautta.

Reply-to-kentän avulla viranomainen voi ohjata lähetettävien viestien vastauksen lähetysosoitetta siten, että saapuneisiin viesteihin vastaaminen ei ole vain yksittäisen käyttäjän vastuulla. Reply-to-kentässä käytettävän osoitteen tulee olla liittymisprojektissa määritetyn sähköpostidomainin piirissä.

Lähetettyjen ja vastaanotettujen viestien arkistointi

Viranomaisen tulee huolehtia sähköpostiliitynnän kautta lähetettyjen ja viestien arkistoinnista siinä laajuudessa kuin se on viranomaisen oman toiminnan kannalta tarpeellista. Viestit-palveluun lähetetyt ja sieltä saapuvat viestit ovat tallessa Viestit-palvelussa vain kansalaisen käyttöä varten eikä viranomaisilla ole niihin pääsyä.

Viranomaisen sähköpostipalvelimen mahdolliset konfiguraatiot

Viranomainen vastaa siitä, että sen käyttämän sähköpostipalvelimen ja Viestit-palvelun sähköpostipalvelimen välinen yhteys ja käytettävät menetelmät viestiliikenteen saalamisessa ovat Valtiokonttorin tuottaman ohjeistuksen mukaiset.

Sähköpostiin liitettävät ohjeet vastaanottajalle

Viranomainen huolehtii omassa ohjeistuksessaan siitä, että viestin vastaanottajalle liitetään tarvittavat ohjeet.

Liitetiedostojen sisältöön liittyvät rajoitteet

Viestit-palveluun lähetettävien ja vastaanotettavien liitetiedostojen tiedostotyyppi ja maksimikoko ovat rajoitettuja. Sallitut tiedostopäätteet sekä liitetiedostojen maksimikoko sovitaan viranomaiskohtaisesti.

Mikäli viranomainen lähettää viestin, jonka liitetiedosto ei ole sallitun muotoinen, vastaa Viestit-palvelu viestiin kuittausviestillä, jossa kerrotaan virheen syy.

Print Friendly, PDF & Email

VersioMitä tehty / muutettuPvm/
henkilö
1.0Sivu julkaistu eSuomessa20.07.17 / NP