Suomi.fi-valtuudet –
Valtuuskoodien määritysohje

Miksi valtuuskoodeja tarvitaan?

Oikeus asioida toisen puolesta voi perustua:

  • lakiin (huoltajan oikeus asioida alaikäisen huollettavan puolesta),
  • viranomaisen määräykseen (esimerkiksi maistraatti vahvistaa edunvalvojan henkilölle),
  • viranomaisen päätökseen, jonka pohjana on hakemus (esimerkiksi PRH rekisteröi yrityksen ja sen nimenkirjoittajat kaupparekisteriin).

Oikeus asioida toisen puolesta voi perustua myös keskinäiseen luottamukseen, esimerkiksi valtuuttaja (henkilö tai yritys) valtuuttaa henkilön tai yrityksen toimimaan puolestaan määrätyssä asiassa.

Mikä on valtuuskoodi?

Kun Suomi.fi-valtuuksissa annetaan toiselle valtuus, valtuuskoodilla ja sen kuvauksella rajataan valtuuden toimivalta, eli mitä asiaa valtuus koskee.

Valtuuden toimivallan määräävä asiasana eli valtuuskoodi voi olla esimerkiksi:

  • ajoneuvon rekisteröinti tai ajoneuvon katsastus

Valtuuskoodin kuvaus (=toimivallan kuvaus) voi olla esimerkiksi:

  • ajoneuvon rekisteröinti: ”Tällä valtuudella valtuutettu voi asioida valtuuttaneen henkilön puolesta ajoneuvoon liittyvissä rekisteröintiasioissa. Rekisteröinti sisältää ajoneuvon ensirekisteröinnin, ajoneuvon omistajanvaihdoksen tai ajoneuvon poiston tai liikennekäytöstä poiston rekisteristä”.

Valtuuskoodit voidaan ryhmitellä asiakategorioihin, kuten ”ajoneuvoasiat” tai ”apteekkiasiointi”.

  • asiakategoria-taso ”ajoneuvoasiat” sisältää tällöin alemmalla tasolla olevan valtuuskoodin ”ajoneuvon rekisteröinti ja ajoneuvon katsastus”.
  • valtuus tarkistetaan aina valtuuskoodi-tason termeillä, ei asiakategoria-tasolla.

Miten valtuuskoodeja määritellään?

Valtuuskoodien on oltava:

  • mahdollisimman lyhyitä, ytimekkäitä ja yksiselitteisiä. Asiaa voi selkeyttää valtuuskoodin kuvauksessa.
  • tekemistä kuvaavia asioita, joita valtuus koskee, esim. ”opintotuen haku”

Valtuuskoodin kuvausten on:

  • oltava selkeitä, helposti ymmärrettäviä
  • kerrottava, mitä kyseisen valtuuden antaminen käytännössä tarkoittaa valtuuttajalle ja mitkä ovat valtuutetun oikeudet
  • vastattava kysymykseen ”mitä” (ei ”miten”). Kuvauksessa ei tule viitata mihinkään yksittäiseen palveluun tai sen toimintoon, vaan kuvauksen tulee selventää, mitä valtuuden avulla voi tehdä.
  • oltava lakien ja alan sopimusten mukaisia

Lisäohjeita valtuuskoodien kuvaamiseen

Valtuuskoodien kuvauksessa

  • kuvataan valtuus, ei valtuuttamista toimintana
  • käytetään aina valtuus-sanaa, vaikka kuvattavan kohteen nimityksessä esiintyisi valtuuden sijaan esim. suostumus- tai lupa-sana.
  • viitataan aina valtuuttajaan ja valtuutettuun (ei esimerkiksi palveluntarjoajaan).
  • voidaan tarpeen mukaan listata valtuuden ulkopuolelle jääviä asioita.
  • ei kuvata palvelua, johon valtuus liittyy. Palvelut kuvataan erikseen Palvelutietovarantoon.

Valtuuskoodien tarkkuustason määritys

Kun mietit valtuuskoodien määrää ja tarkkuustasoa, on hyvä ottaa huomioon kolme eri näkökulmaa:

1. Valtuuttajan näkökulma: liian tarkka taso voi olla valtuuttajalle hankala ymmärtää; liian yleinen taso taas voi vaarantaa valtuuttajan oikeusturvan.

2. Valtuutetun näkökulma: valtuuden määrittelyn perusteella tulee saada selkeä ymmärrys, mihin asiaan valtuus on saatu.

3. Valtuusrekisterin hyödyntäjän / asiointipalvelun näkökulma: jos valtuuskoodi on määritetty hyvin tarkalla tasolla, pohdi, pystytäänkö palvelussasi rakentamaan automatiikkaa koodin tarkastamiseen sekä aukottomasti päättelemään, mitä asiaa valtuutettu on suorittamassa.

Valtuuskoodien käyttöönottoprosessi

1. Valtuudet-palvelun asiakasorganisaatio toimittaa Väestörekisterikeskuksen käyttöönottotiimille ehdotuksensa valtuuskoodin asiakategoriasta, valtuuskoodin nimestä ja toimivallan kuvauksesta.

2. VRK:n käyttöönottotiimi validoi ehdotuksen ja tekee tarvittaessa korjausehdotuksen sekä lähettää ehdotuksen asiakasorganisaatiolle katselmoitavaksi.

3. VRK vie validoidun valtuuskoodin asiakastestiympäristöön ja luvittaa sen asiointipalvelulle hyödynnettäväksi.

4. Testausvaiheen valmistuttua sovitaan tuotantoon viemisen ajankohta ja koordinoidaan tuotantoympäristön versionpäivitys.

5. VRK luvittaa valtuuskoodin tuotantoympäristöön asiointipalvelun hyödynnettäväksi.

Rajaukset ja huomioitavat asiat

Useat eri toimijat voivat hyödyntää samaa valtuuskoodia samanlaista asiointia koskevassa käyttötarkoituksessa sekä käyttää sitä useissa eri palveluissa ja palvelukanavissa.

Valtuuskoodit tulee määritellä mahdollisimman geneerisiksi, ne eivät näin ollen ole toimijakohtaisia.

Valtuuskoodit eivät ole järjestelmäriippuvaisia.

Valtuuskoodien muutokset

Kun valtuuskoodi on otettu käyttöön, koodia tai sen kuvausta ei voi enää muuttaa.

Mikäli koodia tai sen kuvausta on tarve muuttaa, tulee asiakasorganisaation luoda uusi koodi kuvauksineen. Vanha koodi voidaan mahdollisesti poistaa tämän jälkeen käytöstä tai inaktivoida, jolloin koodiin liittyvät valtuudet mitätöityvät.

Poistunutta valtuuskoodia hyödyntävien asiointipalveluiden tulee informoida loppukäyttäjiä yhteistyössä VRK:n kanssa koodin poistumisesta ja siihen liittyvien valtuuksien mitätöitymisestä.

Print Friendly, PDF & Email

VersioMitä tehty / muutettuPvm/
henkilö
1.0Julkaistu eSuomessa20.12.17 / NP