Ketterät päälliköt

Olen hieman hämmentyneenä seurannut muutamien sanomalehtien (esim: Turun Sanomat 22.4.2016) uutisointia meille KaPA-ohjelmaan rakennetusta ”päällikköorganisaatiosta” ja ”konsulttien armeijasta”. Toimin itse Väestörekisterikeskuksessa tämän KaPA:a toteuttavan päällikköorganisaation ylimpänä päällikkönä ja yritän tässä blogikirjoituksessa hieman avata työntekijöidemme tehtäväkuvia sekä yleisesti valitsemaamme toteuttamisen tapaa. Kannustan itse kutakin lukemaan kriittisesti ja omaa harkintaa käyttäen niin tätä blogikirjoitusta kuin uutisointiakin ja tekemään omat tulkintanne.

Jotkut suuret julkishallinnon ICT-hankkeet ovat vuosien varrella saaneet osakseen kovaa kritiikkiä eikä niissä toki aina ole onnistuttukaan. KaPA:a käynnistettäessä teimme tulkinnan, että eräs keskeinen tekijä ICT-hankkeiden onnistumisessa tai epäonnistumisessa on tilaaja-toimittajasuhteen onnistuminen. Samaten havaitsimme, että epäonnistumisen riski suurissa monoliittisissa hankkeissa on – noh, suuri. Siksipä teimme jo varhain päätöksen, että KaPA:n toteutus pilkotaan pieniin ja helpommin hallittaviin osiin, jotka jokainen hankitaan erikseen, ja kaikki langat pidetään omissa käsissä. Tämän johdosta keskeiseksi haasteeksi muodostuu siis kokonaisuuden johtaminen. Onhan selvää, että seurauksena on yhtälailla epäonnistuminen, mikäli nämä pienemmät osat eivät toimikaan yhteen. Näin voi helposti käydä, mikäli osien hankinnat olisi tehty ns. kokonaistoimituksena ja yritetty määrittää tarjouspyyntövaiheessa riittävän yksityiskohtaisella tarkkuudella kaikki toiminnallisuudet, eri osien väliset rajapinnat ja muut riippuvuudet. Suoraan sanottuna ei tullut mieleenkään, että olisimme käynnistäneet toteutuksen pitkällä määrittelyprojektilla ja ulkoistaneet toteutuksen ”konsulttiarmeijalle”.

Kokonaisuuden ohjaamisen tavaksi valitsimme, että omalla henkilökunnallamme täytyy olla valmiiksi vahva käytännön kokemus modernin sovelluskehityksen tekemisestä, jotta pystymme aivan aidosti ohjaamaan suurta määrää alihankkijoita. Jokaiselle osa-alueelle mietittiin aluksi minkälaista osaamista tarvitaan, jonka jälkeen tehtäviin haettiin sopivat henkilöt ulkoisella rekrytoinnilla. Myös VRK:n sisäiset hakijat hakivat tehtäviin ulkoisen rekrytoinnin kautta. Voin vakuuttaa, että vältimme esimerkiksi sellaisen tilanteen, että olisimme nimittäneet ns. liiketoiminnan tuoteomistajat omasta väestä ja sen lisäksi olisimme joutuneet ostamaan alihankkijoilta vielä erikseen ne oikeat tuoteomistajat keskustelemaan scrum mastereiden ja tiimien kanssa.

Tosiaan, käytämme scrumia ja tällä hetkellä meillä on 11 scrum-tiimiä ja niissä tällä hetkellä yli 80 devaajaa, testaajaa ja palvelumuotoilijaa. Nämä kehittäjät ovat siis tämä aiemmin mainittu konsulttien armeija. Oman henkilökuntamme osalta pitää täysin paikkansa, että monen tehtävänimikkeen osana lukee sana ”päällikkö”. Tässä ei ole nykypäivänä mielestäni mitään kummallista – asiantuntijoiden tehtävänimikkeenä nyt vain on aika usein päällikkö eikä sillä ole mitään tekemistä vaikkapa linjaesimiesvastuiden kanssa. Esimerkiksi scrum-tuoteomistajamme toimivat tuotepäällikön tehtävänimikkeellä, tieto- ja ratkaisuarkkitehdit toimivat kehityspäällikön nimikkeillä. Järjestelmäpäällikkö vastaa järjestelmäkokonaisuudesta ja hanke- ja projektipäälliköiden tittelit kertonevat jo itsessään tarpeeksi. Koska toteutus on pilkottu pieniin osiin ja työtä ostetaan monelta alihankkijalta, kaikille näille tarvitaan pätevä työnohjaus. Työnohjauksellisia vastuita alihankkijoihin nähden onkin liki jokaisella työntekijällämme. Alihankkijoiden työnohjauksen lisäksi jokainen heistä on myös kovan tason substanssiasiantuntija omalla osa-alueellaan eikä alihankkijoiden ohjaus onnistuisikaan, elleivät olisi. Tätä tarkoittaa lankojen pitäminen omissa käsissä.

Muutamia toimintaamme tukevia tehtäviä (esim. projektinhallintaa, asiakasdokumentaatiota, tuotteistusta, viestintää) olemme täydentäneet pitkäaikaisilla konsulteilla, jotka on sijoitettu linjaorganisaatioomme aivan kuten omatkin työntekijämme. Heidän roolinsa on merkittävä, mutta määränsä kokonaisuuteen nähden varsin pieni. Kaikkiaan KaPA-kokonaisuutta rakentaa aktiivisesti lähes 170 henkilöä, joista osa työskentelee läheisissä sidosryhmissämme kuten mm. Kuntaliitossa, Valtiokonttorissa, KEHA-keskuksessa, Valtorissa, Verohallinnossa ja Maanmittauslaitoksessa.

Tässä melko suuressa operatiivisen toiminnan organisaatiossamme on itse asiassa vain yksi työntekijä, jolla ei ole asiantuntijaroolia ja se olen minä.

 

Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman organisointi.

Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman organisointi VRK:ssa

KaPA:n toteutus numeroina:

  • VRK:n työntekijöitä: 17 hlöä
  • VRK:ssa työskenteleviä konsultteja: 13 hlöä
  • Osa-aikaisia asiantuntijoita (konsultteja): 10 hlöä
  • Sovelluskehittäjiä, testaajia ja palvelumuotoilijoita (scrum-tiimeissä ns. bodyshoppingina): 81 hlöä
  • Työntekijöitä muissa virastoissa: 48 hlöä
  • Scrum-tiimejä: 11 kpl
  • Hankintasopimuksia (osa päättynyt): 34 kpl

 

Linkkejä:

Sovitaan, että tehdään yhdessä ja hauskasti hieno lopputulos

Olemme KPA-hankkeiden parissa päässeet jo joidenkin tehtäväkokonaisuuksien osalta käytännön toteuttamisvaiheeseen. Kehittämistapana suosimme pääasiassa ja mahdollisuuksien mukaan ketteriä menetelmiä. Myös muualla valtionhallinnossa on yhä enemmän alettu suosia ketteriä ohjelmistoprojekteja. Olimme keskiviikkona 11.2. kuulemassa kokemuksia Trafin ketterästä kehittämisestä. Trafissa ketterää kehitystä on harjoitettu jo vuosia. Saimme kuulla kehuja, kuinka ketteryys on tuonut säästöjä. Lisäksi pienempiä ja useampia toimittajia on voitu ottaa sopimustoimittajiksi.

Toteuttamisvaihe merkitsee hankinnan näkökulmasta siirtymistä kilpailutuksesta sopimuskaudelle. Tärkeintä toteuttamisessa on kuitenkin ketterien tiimien toimintaedellytysten turvaaminen ja yhteistyö tuoteomistajan ja tiimien kesken. Sopimusasiat vaikuttavat taustalla. Ketterien projektien sopimusasioista on monenlaisia näkemyksiä ja käytäntöjä. Agile-ideologian mukaanhan oikea tekeminen on sopimusneuvotteluihin keskittymistä tärkeämpää. Mielestäni hyvä ja kattavakin sopimus sopii kuitenkin myös agile-projektin taustalle. Toki sopimuksellisesti on tärkeää antaa tekijöille liikkumavapaus, eikä tarkoituksena ole rajoittaa hyvää tekemisen meininkiä tai tiimihengen syntymistä.

Trafin seminaarissa opimme muun muassa, että ketteryys on kaikkeen tekemiseen ulottuva ajattelutapa, joka vaikuttaa projektinhallinnan lisäksi esimerkiksi tiimihengen ja inspiroivan työskentely-ympäristön luomiseen. Tekemisessä vertaisverkostot ovat keskeisiä oppimisen välineitä kaikenkattavan ohjeistuksen sijaan. KPA:n toimistonkin seinille on lisääntyvässä määrin alkanut ilmaantua post it-lappuja ja muistiinpanotauluja. Toimistossamme työskentelevä tiimi ei ainoastaan ole ketterä, se myös näyttää ketterältä.

Meillä on ollut ilo saada toimistoomme oma scrum-tiimi. Valitettavasti seinät alkavat kuitenkin kohtapuoliin tulla vastaan, joten uudet scrum-tiimit joudumme sijoittamaan etäämmälle.

Meillä on ollut ilo saada toimistoomme oma scrum-tiimi. Valitettavasti seinät alkavat kuitenkin kohtapuoliin tulla vastaan, joten uudet scrum-tiimit joudumme sijoittamaan etäämmälle.

Yksi keskeisimmistä sovittavista asioista ketterien projektien taustalla olevissa sopimuksissa on henkilövaihdoksista sopiminen. Näin on myös KPA:n hankkeissa, joissa olemme hankkineet nimenomaan osaajia ja työn tekemistä. Tilaajan kannalta riskinä on se, että asiantuntijat alkavat vaihtua projektissa ja samalla osaamisen lähtiessä työn tekeminen hidastuu. Viimeisenä takuuna toimii asiakkaan mahdollisuus vetäytyä sopimuksesta lyhyellä irtisanomisajalla.

Kuitenkin myös tilaajan vastuu projektin toteuttamisesta on perinteistä vesiputousprojektia laajempi tilaajan toimiessa tuoteomistajana. Takuuta on vaikeaa määrittää, koska lopputuotoksen syntyminen riippuu yhtälailla asiakkaan antamasta ohjauksesta kuin toimittajan asiantuntijoiden työn tuloksista. Asiakkaan viivästyminen tai muu epäonnistuminen hänelle kuuluvien tehtävien hoitamisesta muodostaa merkittävän riskin hankkeen kannalta.

Saamme kilpailutusten kautta tarjoajilta jatkuvasti kommentteja esimerkiksi sopimusluonnoksiimme liittyen, ja kehitämme sopimuksiamme tulevia hankintoja ajatellen. Pyrimme toteuttamaan KPA:n hankinnat osaavasti, vastuullisesti ja suunnitelmallisesti sekä olemaan hyvä sopimuskumppani.

Kirjoittaja toimii Väestörekisterikeskuksen kansallinen palveluarkkitehtuuri-yksikössä neuvontalakimiehenä.

Hankintajuridiikkaa ketterästi

KETTERÄN OSAAMISEN KILPAILUTUS

Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman käytännön toteuttaminen on aloitettu tänä syksynä. Palveluarkkitehtuurin rakentamisessa ja toteuttamisessa keskeinen rooli on Väestörekisterikeskuksella (VRK). Oman työn lisäksi VRK kuitenkin hankkii osaamista ulkopuolelta julkisina hankintoina.

Ohjelman teknisten ratkaisujen täytäntöönpano pyritään toteuttamaan pitkälti ketterän kehityksen mukaisin menetelmin. Hankintalain mukaisten julkisten hankintojen tekeminen on usein kaukana ketterästä. Hankintalaki asettaa tiukat edellytykset muun muassa hankinnassa käytettäville vertailuperusteille. Lisävaikeutta julkisiin hankintoihin tuo ketterille menetelmille tyypillinen kehittämistapa, jossa vaatimuksia ei lyödä etukäteen tiukasti lukkoon. Julkisten hankintojen pääsääntönähän, etenkin muissa hankintamenettelyissä kuin neuvottelumenettelyissä, on nimenomaan päinvastainen menettely.

Yksi tapa sovittaa yhteen ketterän kehityksen ideologian ja lain hankintamenettelylle asettamat vaatimukset on hankkia ketterän kehityksen osaajia. Puhtaimmillaan se tarkoittaa sitä, että ostetaan tietty määrä työtä. Hankittu tiimi toteuttaa työn ketterän kehityksen ideologian periaatteiden mukaisesti tiiviissä yhteistyössä tilaajan kanssa. Hankintanäkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että tilaaja pääsee töihin kilpailutuksen ohella myös sopimuskaudella. Hankinnan onnistumisessa keskeistä on tilaajan, erityisesti tuoteomistajan ja toimittajan välinen yhteistyö ja luottamuksen syntyminen.

HANKINTOJEN TILANNE

Väestörekisterikeskus kilpailutti palvelunäkymien ja tunnistuksen ohjauspalvelun toteutukset juuri yllä kuvatulla menetelmällä – kilpailutimme asiantuntijaresursseja Hansel Oy:n puitejärjestelyjen kautta. Hankintapäätökset on tehty kummankin hankinnan osalta. Molemmat kilpailutukset voitti Cybercom Finland Oy. Toimittajan scrum-tiimien on tarkoitus päästä aloittamaan varsinainen tekeminen lain vaatiman odotusajan jälkeen viimeistään ensi vuoden alussa. Myös palvelunäkymät-hankkeen palvelumuotoilutiimin hankinta on käynnissä. Hankintailmoitus avoimena menettelynä toteutettavasta kilpailutuksesta julkaistiin 29.10.2014 HILMA-ilmoituskanavassa. Aikaa tarjousten jättämiselle on 15.12. asti.

Kilpailutuksia on kuitenkin tulossa vielä näidenkin jälkeen. Jokainen kilpailutus tuo mukanaan lisäoppia siitä, miten hankinta kannattaisi toteuttaa, jotta saataisiin hyvä pohja toimivalle yhteistyölle.

Kirjoittaja toimii Väestörekisterikeskuksen kansallinen palveluarkkitehtuuri-yksikössä neuvontalakimiehenä.